Kako napraviti evidenciju zaliha u Excelu koja pokazuje što treba naručiti

Na skladištu imaš 25 komada jednog artikla, 8 drugog i samo 2 trećeg, ali sama količina ne govori puno. Za jedan proizvod 2 komada mogu biti dovoljna, dok za drugi znači da ga treba odmah naručiti.

Umjesto da svaki put pregledavamo stanje i sami procjenjujemo čega nedostaje, možemo napraviti Excel evidenciju koja će to pokazati automatski.

Excelorum – Evidencija zaliha u Excelu s trenutnim stanjem i minimalnom zalihom artikala. Slika 2

Kako odrediti što treba naručiti?

U tablicu uz trenutno stanje dodamo stupac Minimalna zaliha.

Primjerice:

Artikl	Stanje	Minimalna zaliha
Papir A4	25	10
Toner	2	5
Registrator	8	10

Sada Excel ima dvije informacije koje može usporediti. Dodamo novi stupac Narudžba i koristimo funkciju IF: =IF(B2<=C2;"NARUČITI";"DOVOLJNO"). Ako je trenutno stanje jednako ili manje od minimalne zalihe, Excel će prikazati NARUČITI. U suprotnom će prikazati DOVOLJNO.

Excelorum – IF formula koja uspoređuje trenutno stanje s minimalnom zalihom i određuje treba li artikl naručiti.

Neka artikli koje treba naručiti odmah budu vidljivi

Sada više ne moramo uspoređivati brojke red po red, ali možemo napraviti još jedan korak. Pomoću uvjetnog oblikovanja možemo automatski istaknuti ćelije u kojima piše NARUČITI. Tako će artikli kojima je zaliha pala ispod zadane granice odmah privući pažnju.

Excelorum – Evidencija zaliha u kojoj su automatski označeni artikli koje treba naručiti.

Što se događa kada promijenimo stanje?

Ako se stanje tonera poveća s 2 na 15 komada, ne trebamo ručno mijenjati njegov status. Formula ponovno uspoređuje stanje s minimalnom zalihom i oznaka NARUČITI automatski se mijenja u DOVOLJNO. Isto vrijedi kada se zaliha smanjuje.

Zato ne održavamo dva podatka ručno. Mi mijenjamo stvarno stanje, a Excel iz njega zaključuje treba li nešto naručiti.

Gdje se ovakva evidencija može koristiti?

Ne mora se raditi o velikom skladištu. Isti princip možemo koristiti za uredski materijal, ambalažu, potrošni materijal, rezervne dijelove, proizvode u trgovini ili materijal koji koristimo u proizvodnji i pružanju usluga.

Što time dobivamo?

Umjesto običnog popisa količina dobivamo evidenciju koja upozorava kada je potrebno reagirati. Osoba koja radi s tablicom ne mora svaki put pamtiti koliko kojeg artikla mora biti na zalihi niti ručno uspoređivati stanje s minimalnom količinom.

U Excelorum edukacijama formule povezujemo s ovakvim praktičnim poslovnim situacijama – kako bi Excel iz postojećih podataka automatski davao informaciju koja nam je potrebna za sljedeću odluku.