Kako napraviti padajući izbornik u Excelu i spriječiti pogrešan unos

U evidenciji računa imaš stupac Status. Jedna osoba upiše „Plaćeno“, druga „PLACENO“, treća „plaćeno“, a četvrta „Plačeno“. Nama je jasno da bi sve trebalo značiti isto. Excelu nije.

Kasnije želiš filtrirati samo plaćene račune i dobiješ nekoliko različitih vrijednosti. Umjesto da svaki put ručno upisujemo status, možemo unaprijed odrediti što je dopušteno odabrati.

Padajući izbornik umjesto ručnog upisivanja

Za našu evidenciju želimo dopustiti samo tri mogućnosti: Plaćeno – Neplaćeno – Dospjelo. Označimo ćelije u kojima će se unositi status i koristimo opciju: Podaci → Provjera valjanosti podataka. Tu određujemo koje vrijednosti korisnik može odabrati.

Nakon toga više ne moramo svaki put pisati riječ. Kliknemo na strelicu i odaberemo odgovarajući status.

Zašto je ovo korisnije nego što izgleda?

Padajući izbornik ne služi samo tome da nešto unesemo brže. On kontrolira način unosa podataka. Možemo ga koristiti za odabir poslovnice, komercijalista, vrste troška, statusa narudžbe, načina plaćanja, odjela ili bilo kojeg drugog podatka kod kojeg želimo koristiti unaprijed određene vrijednosti.

To kasnije znači čišće podatke, jednostavnije filtriranje i manje popravljanja tuđih – ili vlastitih – unosa.

U Excelorum naprednoj Excel edukaciji učimo kako postaviti kontrole unosa tako da tablica od početka radi za nas, umjesto da kasnije popravljamo podatke